چگونه می توانیم سخن نهایی را به مدیر خود ارائه دهیم ؟
توسط:
کارفرمایان مشغولیت های بسیاری دارند. آنها از شما درخواست اطلاعات خلاصه شده، ترکیب شده و سفارشی را دارند تا بتوانند براساس آنها عمل کنند. به مدیر خود مهارت های تفکر اجرایی تان را نشان دهید و به جای توضیحات طولانی مدت، نکات اصلی را به آنها ارائه دهید.
این مقاله به بررسی پنج نکته جهت کمک به ارائه ی نکات اصلی و اثبات رهبری تان می پردازد:
- در خصوص نیازها و خواسته های مدیر خود فکر کنید:
خودتان را جای مدیرتان بگذارید و در مورد اطلاعاتی که او نیاز دارد و برای تصمیم گیری از شما می خواهد ، فکر کنید. این ممکن است به معنای تفکر در خصوص آنچه که مافوق مدیرتان از او می خواهد نیز باشد.
آیا آنها به دنبال راه هایی جهت صرفه جویی در وقت یا پول هستند؟ آیا مدیر شما به دنبال فرصت های توسعه کسب و کار است؟ این به شما کمک خواهد کرد تا اطلاعات مورد نیاز را تشخیص دهید.
- اظهارات خود را پشتیبانی کنید:
مدیر شما به دنبال بررسی و خلاصه ی اطلاعات می باشد و خواسته ی او نتیجه گیری است نه توضیح. نگران نتیجه گرفتن نباشید، اما مطمئن شوید که آن را با پشتوانه ارائه می دهید.
قبل از هر اظهار نظری این سوالات را از خود بپرسید: چه کسی ؟ چه چیزی؟ کِی ؟ کجا ؟ چرا؟ و چگونه؟
به اظهارات خود پایه و اساس، زمینه و شواهدی بیافزایید تا نتیجه گیری تان وزن بیشتری کسب کند و با این پشتوانه ، اعتبار و تسلط خود را افزایش دهید.
- به یاد داشته باشید، هرچه کمتر بهتر است:
هنگامی که از شما می خواهند سخن آخر را بیان کنید، مدیر شما به دنبال این است که اطلاعات را شناسایی کند و علت رخداد مسئله را تشخیص دهد. آنها به دنبال مقاله ی پژوهشی نیستند. به مدیر خود نکات اصلی ( برای مثال ۳ مشکل اصلی ) را ارائه دهید. اگر مدیرتان سوالی داشته باشد، از شما خواهد پرسید و این به شما فرصت اشتراک گذاری اطلاعات اضافی را نیز خواهد داد. سعی نکنید اثبات کنید که همه چیز را در رابطه با موضوع می دانید. دادن اطلاعات بیش از حد اینگونه به نظر می رسد که هنوز نمی دانید چه چیزی مهم است و دیدن مهارت های تفکر اجرایی تان برای مافوق تان سخت خواهد شد.
- همان گونه که مدیرتان اطلاعات را ارائه می دهد عمل کنید:
ملاحظه کنید که چگونه مدیرتان اطلاعات را با شما به اشتراک می گذارد. آیا معمولا این کار از طریق متنی در Word یا بصورت ارسال ایمیل انجام می دهد؟ آیا علاقه مند به استفاده از عبارات یا جملات کامل است؟ جنبه های سبک خاصی را که مدیرتان در به اشتراک گذاری اطلاعات به کار می برد ، در نظر بگیرید. سبک ارتباطات آنها به شما این امکان را می دهد تا با نحوه ای که اطلاعات را پردازش می کنند آشنا شوید. وظیفه ی شما این است که به مدیرتان کمک کنید تا اطلاعات را به صورت موثر و کارآمد پردازش کند و تصمیم گیری نماید. اطلاعات را با حسی آشنا به مدیرتان انتقال دهید تا او بتواند افکار شما را بهتر درک کند.
- اطلاعات را به بخش های مختلف تقسیم کنید:
راه دیگر برای تسهیل درک اطلاعات، تبدیل کردن آنها به قطعات قابل هضم است. در نظر داشته باشید که از نکات اصلی استفاده کنید و شروع بیانات خود را با جملات و عبارات مهم آغاز کنید که در نتیجه خواننده بتواند نکته ی اصلی را درک کند. هنگام صحبت با مدیر خود، خلاصه ای از نتیجه گیری های خود را ارائه دهید و سپس با گفتن کلمات “در ابتدا” ، “دوم اینکه” و “سوم اینکه” شیوه ی درک نکات اصلی را برای مدیر خود آسان تر کنید.
نکته و سخن پایانی برای پیشرفت در حرفه تان ضروری است. اگر می خواهید برای مدیر خود ارزشمند و کمک کننده باشید، مانند او فکر کنید. مهارت های تفکر اجرایی تان و آن چیزی را که به آن نیاز دارد به او نشان دهید.